はんなりと、ゆるやかに

アジャイル、スクラムが好きなITエンジニアが日々から学んだことをアウトプット

めんどくさがりな私が考えた「Notion」を使った情報とタスクの整理法

ずぼらな私でも、情報やタスクを管理して、すっきり過ごしたい。

まいにち過ごすだけで色々な情報があふれています。面白そうなweb記事、忘れてはいけない話、勉強したいこと、将来に向けて少しずつ進めたいこと、明日買う牛乳、ブログのネタ。情報を管理して忘れずに過ごしたいと思い、色々な方法を試しては続かないを繰り返していました。このたび、ついに続きそうなサービスが見つかりました。

www.notion.so

Notionは「All-in-one workspace」と銘打っているようにあらゆる形式で情報管理できるサービスで、個人利用は無料です(2020/11/27 現在)。Wikiのようなドキュメント管理、カレンダー、ガントチャート、カンバン、テーブル、データベースなど様々な機能がまとまったサービスです。タスク管理はこのツール、メモはこのツール、読書メモはこのツールと分かれていたツールをまとめられるのです。まさに「All-in-one workspace」。Notionはいろんな機能をブロックのように組み合わせて自分にとって使いやすいページを作れることが特徴です。自由度が高いため、どういう風に情報を管理していくか考える難しさはあります。しかし、そのハードルを乗り越えて使うメリットはあると感じています。情報管理が得意な方は自由度が高いため使いやすいサービスのように思いますし、僕のように情報管理が苦手でも簡単に使える使い方さえ決まってしまえば使いやすいサービスになります。なので、めんどくさがりな僕が考えたNotionの使い方を公開して少しでも参考になれば幸いです。

管理する情報

今回管理する情報はこちらです。仕事ではなくプライベートで使っています。

  • 忘れてはいけない情報
  • 中長期、短期的なタスク
  • 勉強したこと
  • 思考の整理

ページ一覧

ページは以下の8つで管理しています。
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上から順ではなく分かりやすいところから説明していきます。

とりあえずメモ

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このページはパッと思いついたり、忘れてはいけないことを短期的にメモするページです。頼まれたお買い物やハッとした言葉、ちょっと浮かんだアイデアなど整理前の情報を書き留めておきます。情報はあとで紹介するページにまとめなおします。お買い物が終わったり、情報が整理出来たら消してしまいます。

とりあえず雑にメモしていい場所を作っておくことでメモへのハードルを下げます。整理したい気分になったときに整理すればいいのです。

インプット

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このページは良かった記事や後で読む記事、読書メモ、参加したイベント、聞いたpodcastなどインプットした情報をまとめています。

良かったweb記事の収集

web記事はChrome Extensionsの「Notion Web Clipper」を使っています。「Notion Web Clipper」を使うと手軽にwebページをNotionにまとめられます。簡単便利です。

「Notion Web Clipper」

chrome.google.com

1.Chrome に追加するとアドレスバーの右側にアイコンが表示されます。
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2.保存したいページでアイコンをクリックすると、タイトルと追加するNotionのページ名が指定されているので問題なければ「Save Page」ボタンをクリックします。
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3.指定したNotionのページのテーブルに行が追加されます。
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4.追加された行はリンクになっていて、リンクを開くとWebの情報も保存されています。
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読書やイベントの記録

読書したメモや参加したイベントは行を追加して更新していきます。テーブルの一行一行は別ページのリンクになっていて、書籍やイベントなどのメモはリンク先のページにまとめています。

1.タイトルにカーソルを合わせるとリンクを開くポップアップが表示されるのでクリックします。
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2.クリックすると対応したページが開くので、気になった文章をまとめたり、それに対する考えをメモします。勉強会でも同じく気になったエピソードや考えをメモします。
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ことば

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このページは気になった言葉やキーワードをメモしています。あとから思い出せるようにその言葉の出どころも合わせて記録します。インプットページにまとめているpodcastやイベントや読書から得ている情報が大半ですので、NotionのRelation機能を使ってデータベース同士を関連付けをしています。

Relation機能

1.テーブルの空列をクリックし、PROPERTY TypeをRelationにします。
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2.参照するデータベースを選択します。
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3.追加した列の行をクリックすると、参照したデータベースのどの行と関連付けるか指定できます。
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やること一覧

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このページでタスクを一括に集めています。ブログのアイデア、プライベートなタスク、様々な種類のタスクを1つのデータベースで管理しています。1つのデータベースで管理することで「ブログばっかりしていて、プライベートのタスクが進んでいない」という状況を見える化します。見える化についての工夫は星取表ページの紹介で説明します。このページはあくまでタスクを1つのデータベースで管理するためのページです。タスクの種類はタグで分かるようにしています。

ブログ、ライフ

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ブログもライフのページも同じ種類のページです。どちらのページも「やること一覧」データベースのリンクを表示して、フィルターを設定しています。ブログページは「ブログアイデア」のタグでフィルタリングしています。ライフも同じでフィルタリングが違うだけです。

ブログのアイデアを一覧で見たい場合、ライフに関することを一覧で見たい場合に表示するページです。

星取表

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このページも「やること一覧」のデータベースのリンクを表示しています。このページでタスクの進捗を管理しています。星取表は結城浩さんが公開された以下のページを参考にNotionのフォーマットで無理ない方法を検討しました。
mm.hyuki.net

方法は以下の方法で進めています。
1.作業したタスクの進捗日に日付を入力します。
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2.進捗日でソートしておくことで、自動的に着手したタスクが上に移動します。
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こうすることで、進捗したタスク、放置気味のタスクが見える化されます。結城浩さんはタスクに掛けた労力を数値と色分けで表現されているので色付き星取表と呼んでいますが、今回のテーブルは色もないし星の要素もありませんが、参考元のお名前をお借りして星取表としています。

考えたこと

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このページはとりあえずメモのページよりもじっくり考えて整理した情報を残しています。様々なインプットから考えた開発のまとめなどをまとめていくページです。

まとめ

  • Notion を使うと「情報」が1つのサービスで完結する
  • 自由度が高いため自分にあった使い方ができる
  • 自由度が高いためベースを作るまでに時間がかかる
  • アイコンや背景も気軽に設定できるので分かりやすいページが作りやすい
  • データベースとデータベースの関連が使えて強力
  • タスクは1つにまとめることで忘れがちなタスクを思い出すきっかけになる

リンク

Notionの使い方がわかりやすく説明されています
biz-notion.northsand.co.jp